Памятка работодателю по составлению графика отпусков
К составлению графика отпусков работодатели должны приступать не позднее ноября месяца. В соответствии со ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Например, график отпусков на 2008 год должен быть утвержден не позднее 18 декабря 2007 года.
1. Обязательно ли составлять график отпусков?
Буквальное толкование формулировки ч.2 ст.123 ТК РФ «график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника» говорит о том, что график отпусков становится обязательным для сторон трудовых отношений с момента его утверждения.
Законодатель ввел эту норму не для того, чтобы обозначить обязательность утверждения графика отпусков, а для усиления его значимости – чтобы подчеркнуть для особо нерадивых работодателей, которые постоянно препятствуют уходу работников в отпуск. А если график отпусков утвержден, то и сроки, и очередность, указанные в нем, будут являться обязательными для обеих сторон.
Должен ли утверждаться в организации график отпусков – ответ на этот вопрос содержится в части 1 ст. 123 ТК РФ. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, и ни в каком другом порядке.
2. С чего начать составление графика отпусков?
Порядок (процедура) составления графика отпусков может быть закреплен в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или иных локальных нормативных актах организации, которые должны содержать сведения о времени распределения отпусков между работниками в структурных подразделениях.
В каждом структурном подразделении может быть свой график отпусков — такой порядок целесообразно устанавливать в организациях с большим количеством работающих.
Руководители отделов, цехов, других подразделений готовят проекты графиков отпусков, которые передаются в кадровую службу, специалисты которой анализируют их и вносят свои корректировки, связанные с теми или иными льготами работников и обсуждают это с работниками и руководителями подразделений.
Далее кадровая служба приступает к формированию сводного единого графика отпусков – он и будет являться тем нормативным документом, который предусмотрен ст. 123 ТК РФ.
Другой способ предварительной работы по подготовке графика отпусков предполагает опросы всех работников организации. Он чаще всего практикуется на средних и малых предприятиях. В этом случае такой опрос может произвести и специалист кадровой службы, но при этом не рекомендую исключать из этого процесса руководителей структурных подразделений, т.к. именно они наилучшим образом с учетом производственной необходимости могут правильно распределить очередность предоставления отпусков.
В целях исключения споров по поводу учета (не учета) мнения работников при сборе записок работников, оформлении результатов опроса неплохо заручитесь подписью на пожелании работника.
Но мнение работника не всегда может быть учтено в силу различных производственных обстоятельств, т.к. предоставление отпусков не должно нарушать нормального хода работы организации.
Как только руководитель организации поставил свою подпись в грифе утверждения, справедливость или несправедливость графика не обсуждается и любой бойкот со стороны работника, который принимал участие в его составлении, будет квалифицироваться, как нарушение работником трудовых обязанностей, со всеми вытекающими правовыми последствиями.
Не соблюдение же графика работодателем, будет рассматриваться Государственной инспекцией труда как нарушение трудовых прав работников и может служить основанием для привлечения его к административной ответственности в соответствии с действующим административным законодательством.
3. Какие факторы должны учитываться при составлении графика отпусков?
На определение очередности предоставления отпусков влияет несколько факторов.
3.1. Пожелание работника. Наиболее желаемыми и благоприятными условиями для отдыха на Дальнем Востоке является теплое время года (весна, лето, ранняя осень) кадровой службе следует соотнести пожелания работников и следующие факторы.
3.2. Действующее законодательство. Исходя из положений ТК РФ и других нормативных правовых актов необходимо определить:
- наличие стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск (ст.ст.121,122 ТК РФ). Если на момент составления графика отпусков у отдельных работников право на отпуск не наступило (6 месяцев с момента приема на работу), то их следует предупредить, что время ухода в отпуск может быть отодвинуто на этот период. Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.
Кроме того, ст. 121 ТК РФ установлены случаи, когда время ухода в отпуск так же может быть отодвинуто, так, как в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск не включается:
1. Время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.
2. Время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
3. Время отпусков без сохранения заработной платы по инициативе работника более 14 календарных дней.
В тоже время ст. 124 ТК РФ определены случаи, когда отпуск работника может быть перенесен на другой срок:
- если работнику своевременно не была произведена оплата за время отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за 2 недели до его начала (по соглашению сторон трудового договора отпуск переносится на другой срок);
- в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год.
Не имеет значения продолжительность стажа работы менее 6 месяцев при предоставлении отпуска:
- женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
- работникам в возрасте до 18 лет;
- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3-месяцев;
- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
До истечения 6 месяцев отпуск предоставляется также:
- работникам, высвобожденным с прежнего места работы в связи с ликвидацией организации или сокращением численности (штата), при наличии непрерывного трудового стажа постановление Совмина РСФСР от 18.01.1988 №16 «Об обеспечении эффективной занятости населения, совершенствовании системы трудоустройства и усиления гарантий для трудящихся»;
- гражданам, подвергшимся радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (закон РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
- совместителям одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ, т.е. авансом);
- по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы в данной организации (ст. 123 ТК РФ).
Отпуска данным категориям работников должны быть предоставлены по их заявлениям.
Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможности предоставления основного ежегодного оплачиваемого отпуска пропорционально отработанному работником времени, т. е. когда право на отпуск используется до истечения 6 месяцев непрерывной работы (авансом). Работодатель обязан предоставить его в полном размере и полностью оплатить, если только не будет достигнута договоренность с работником.
Поскольку в стаж работы, дающий право на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время, то в первом рабочем году этот отпуск предоставляется пропорционально проработанному в этих условиях времени. Возможности предоставления дополнительного отпуска в этих условиях авансом ТК РФ не предусматривает.
У работника, принятого на работу в текущем году, может возникнуть право на уход в отпуск дважды в будущем году. При предоставлении отпуска в одном календарном году, но за два разных рабочих года, необходимо, чтобы уход во второй отпуск был предусмотрен в графике отпусков не раньше начала рабочего года, за который он предоставляется.
Например, работник принят на работу в октябре 2007 года – право на отпуск у него возникает в мае 2008 года. В тоже время у него с октября 2008 года у него также возникает право на отпуск за второй рабочий год, так как согласно ч. .3 ст. 122 ТК РФ отпуск за второй и последующий годы работы может предоставляться в любое время рабочего года, но за два разных рабочих года.
Трудовой кодекс не предусматривает каких-либо особенностей порядка предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам, заключившим срочный трудовой договор на срок менее 1 года.
Иначе говоря, если работник заключил срочный трудовой договор, например, на семь месяцев, через шесть месяцев работы у него возникает право на отпуск, которое он реализует путем подачи заявления о предоставлении отпуска, и в данном случае отпуск предоставляется ему авансом.
В соответствии со ст. 137 ТК РФ для погашения задолженности работодателю могут производиться удержания из заработной платы работника за неотработанные дни отпуска при его увольнении до окончания того года, в счет которого он уже получил оплачиваемы отпуск.
Но, не исключена ситуация, что работодатель имея право на удержание, фактически при расчете не сможет произвести его вовсе или частично, вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете.
В этом случае в соответствии с Правилами об очередных и дополнительных отпусков, утв. Постановлением Народного Комиссариата труда СССР от 30.04.1930 №169 (п.2), которые на основании ст. 423 ТК РФ применяются в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ, дальнейшее взыскание (через суд) не производится. Поэтому, норму ст. 122 ТК РФ следует применять в таких ситуациях с учетом норм ст. 125 ТК РФ о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части на основании соглашения между работником и работодателем.
3.3. Очередность отпусков
Для ее установления необходимо составить список работников, которым в соответствии с законодательством предоставлено право на использование отпуска в летнее или удобное для них время и выяснить желание, а также получить его подтверждение в письменной форме.
В соответствии с ч.3 ст.123 ТК РФ такие категории работников должны определяться и другими федеральными законами. Трудовой кодек РФ устанавливает предоставление отпуска в удобное время:
- мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- работникам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- женщине, по ее желанию ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ).
Право на использование ежегодного отпуска в удобное для них время имеют:
- граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» с измен. на 08.11.2007);
- Герои Советского союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (Закон РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» с измен. на 26.06.2007 п.3 ст.8);
- граждане, награжденные знаком «Почетный донор России» (Закон РФ от 09.06.1993 № 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов» (с измен. на 18.10.2007);
- Ветераны Великой Отечественной войны, иные участники Великой Отечественной войны и боевых действий, ветераны труда (Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» (с измен. на 18.10.2007 п.п.13 ст.15);
- инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды боевых действий, военнослужащие и лица начальствующего состава органов внутренних дел, Государственной противопожарной службы, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, ставшие инвалидами вследствие ранения, контузии, или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (служебных обязанностей) (Федеральный закон от 12. 01.1995.№ 5-ФЗ «О ветеранах» (с измен. на 18.10.2007, п\п.17 п.1 ст.14)
- участники Великой Отечественной войны и ветераны боевых действий (тот же нормативный акт, п\п.13 п.1 ст. 15; п/п 11 п.1 ст.16; п\п 4 п.2 ст. 16.
- военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, учреждениях, военно-учебных заведениях, не входивших в состав действующей армии в период с 22.06.1941 по 03.09.1946 не менее 6 месяцев, военнослужащие награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период (тот же нормативный акт, п\п 9 ст.17).
- лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны или на строительстве оборонительных сооружений (тот же нормативный акт, п\п 9 п.1 ст.18,п\п 10 п.1 ст.19
- Герои социалистического труда и полные кавалеры, и полные кавалеры ордена Трудовой славы (Федеральный закон от 09.01.1997 №5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического труда и полным кавалерам ордена трудовой Славы» с измен. на 28.12.2004);
- супругам военнослужащих, отпуск по их желанию предоставляется по их желанию одновременно с отпуском военнослужащих (Федеральный закон от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» с измен. на 04.12.2007, ст.11).
Такая же льгота распространяется на граждан, получивших или перенесших лучевую болезнь, другие заболевания и инвалидов вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, участников ликвидации последствий указанной катастрофы в зоне отчуждения (ст.14,15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС», граждан, подвергшихся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатенском полигоне.
В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях право на внеочередное получение ежегодного оплачиваемого отпуска имеют в определенных случаях работающие родители (опекун, попечитель) несовершеннолетних: по просьбе одного из них работодатель обязан предоставить очередной отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в учреждения среднего или высшего профобразования, расположенное в другой местности; при наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка (ст. 322ТК РФ).
Кроме того, необходимо уточнить у лиц, работающих по совместительству – когда планируется предоставление им отпуска по основному месту работы и попросить работника предоставить соответствующее подтверждение, т.к. в соответствии со ст. 286 ТК РФ таким работникам ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основному месту работы.
Законодательством РФ такая гарантия, как предоставление по желанию отпуска в летнее время, для женщин, имеющих малолетних детей, не предусмотрена. Однако, в соответствии со ст. 423 ТК РФ представляется возможным руководствоваться положениями постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», подпункт «б» которого установил для работающих женщин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время. Но данная норма устанавливает не безусловную обязанность работодателя предоставлять отпуск таким категориям работников по их желанию, а лишь определяет приоритеты при установлении очередности.
Если в организации есть обучающиеся работники, желательно изучить их потребности о времени предоставления отпусков, чтобы они не наложились на учебные.
Для того чтобы не заниматься постоянным редактированием графика отпусков, необходимо позаботиться о намерениях работников, имеющих право на преимущества в предоставлении отпуска до истечения 6-месячного срока непрерывной работы или в удобное для них время, уже на этапе его разработки, учитывая то, что ТК РФ не вменяет в обязанность работникам представить такие заявления и просьбы до составления графика отпусков, они могут быть направлены работодателю в любое время.
3.4. Продолжительность основного отпуска . При ее определении необходимо выяснить:
- есть ли у работника право на дополнительные оплачиваемые отпуска и какова их продолжительность. Кадровой службе необходимо ведение в течение года списка работников, имеющих право на такие отпуска в соответствии с ТК РФ и федеральными законами, в котором отражается вид отпуска каждого принятого на работу в текущем году и его продолжительность;
- определить категории работников, которым в соответствии с ТК РФ или иных федеральных законов предоставляется удлиненный основной отпуск, продолжительностью более 28 календарных дней. Такой отпуск работодатель обязан предоставить следующей категории работников:
Категория работников, виды работ, производств
Продолжительность ежегодного отпуска
Нормативный правовой акт
Работники в возрасте до 18 лет
31 календарный день
Педагогические работники образовательных учреждений
42,56 календарных дней (конкретная продолжительность установлена в зависимости от типа учреждения и занимаемой должности постановлением Правительства РФ от 01.10.2002 № 724)
Инвалиды, занятые в организациях независимо от организационно-правовых форм собственности
Не менее 30 календарных дней
Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов Российской Федерации» (с изменен. на 01.12.2007, ст. 23)
Граждане пожилого возраста и инвалиды, проживающие в стационарных учреждениях социального обслуживания, работающие на условиях трудового договора
30 календарных дней
Федеральный закон от 02.08.1995 №122-ФЗ «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста» с измен. на 22.08.2004, ст. 13.
Не менее 30 календарных дней (для отдельных категорий отпуск может быть большей продолжительности)
Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст.46
Не менее 30 календарных дней (для отдельных категорий отпуск может быть большей продолжительности)
Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской федерации», ст.21
30 рабочих дней;
45 рабочих дней (в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, и в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями, где установлены коэффициенты к з/плате);
51 рабочий день (в районах крайнего Севера»)
Закон РФ от 26.06.1992 № 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации» (с изменениями на 24.07.2007) ст. 19
Работники прокуратуры (прокуроры, следователи, научные и педагогические работники)
30 календарных дней
Закон РФ от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» (с измен. на 24.07.2007)-ст.41.4
Прокуроры и следователи, работающие в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями в зависимости о местности
Не менее 45 календарных дней
Тот же нормативный акт
30 суток плюс время необходимое для проезда к месту проведения отпуска и обратно
Закон РФ от 18.04.1991 № 1026 «О милиции» (с измен. на 02.10.2007) ст. 20
Сотрудники таможенных органов
30 календарных дней без учета времени следования к месту проведения отпуска и обратно
Федеральный закон от 21.07.1997 №114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» (с измен. на 02.03.2007)ст. 36
Члены Совета Федерации
Депутаты Государственной Думы
42 календарных дня
Закон РФ от 08.05.1994. № 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации» (с измен. на 12.04. 2007) ст.28
Помощник члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, работающий по трудовому договору
до 30 календарных дней
Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 46
Граждане, занятые на работах с химическим оружием
56 календарных дней (по первой группе работ);
49 календарных дней (по второй группе работ)
Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием» (с измен. на 22.08.2004) ст. 5
Спасатели профессиональных аврийно-спасательных служб, профессиональных аварийно-спасательных формирований
30 суток — имеющие непрерывный стаж работы в названных формированиях на должностях спасателей до 10 лет;
35суток — имеющие стаж работы в указанных службах и формированиях более 10 лет;
40 суток, имеющие стаж работы более 15 лет.
Федеральный закон от 22.08.1995 № 151-ФЗ «Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей» (с измен. на 09.04.2005) ст. 28
Предоставление удлиненных отпусков научным работникам, имеющим ученую степень, докторам наук – 48 рабочих дней и кандидатам наук – 36 рабочих дней научных учреждений, финансируемых их федерального бюджета регулируется постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 № 949 «О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень».
В соответствии со ст. 120 ТК РФ работодатель может предоставлять удлиненные отпуска и другим категориям работников, установив данные нормы коллективными договорами, соглашениями и трудовыми договорами.
- далее работодатель должен учесть правила присоединения дополнительных отпусков к ежегодным основным, и в соответствии со ст.120 ТК РФ в графике указать общую продолжительность оплачиваемого отпуска.
Поскольку трудовым законодательством часть дополнительных оплачиваемых отпусков установлена в рабочих днях, то при их суммировании с основными ежегодными отпусками, установленными в календарных днях — первые необходимо перевести в календарные в следующем порядке:
1. От даты начала отпуска отсчитывается определенное количество дней отпуска в календарных днях (28), т.е. без учета праздничных дней, затем определенное количество дней отпуска в рабочих днях, т.е. без учета воскресных и праздничных дней (в расчете на шестидневную рабочую неделю), и определяется дата последнего дня отпуска.
2. После этого общий период отпуска переводится в календарные дни. Полученное количество календарных дней и будет являться общей продолжительностью ежегодного оплачиваемого отпуска. Это количество календарных дней, и указывается в приказе о предоставлении отпуска.
Согласно ч.1 ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом, хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Законодатель не связывает возможность разделение отпуска с видом оплачиваемого отпуска-основного ежегодного или дополнительного ежегодного, следовательно, любой из отпусков, на который работник имеет право, может быть разбит на части.
Но при этом, следует учитывать требования международных норм о труде, в частности, Конвенции МОТ №52 «О ежегодных оплачиваемых отпусках» (1936г.), ратифицированной нашим государством.
В рекомендациях к данной Конвенции предлагается избегать того, чтобы разбивка отпусков на части шла в разрез с целью отпуска, который предназначен для того, чтобы трудящийся мог восстановить свои физические и душевные силы, израсходованные в течение года. Разбивку отпуска на части рекомендуется ограничивать разделением его не более чем на две части, что заранее перед составлением графика согласовывается с работником, чтобы не вносить в график отпусков в последствии изменения.
Порядок разделение отпуска на части предусматривают и другие нормативные акты, например ст. 46 Закона №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Особые правила разделения отпуска на части установлены для работников угольной, сланцевой, горнорудной промышленности и отдельных базовых отраслей народного хозяйства.
По просьбе прокуроров и следователей, научных и педагогических работников системы прокуратуры РФ допускается с согласия работодателя разделение отпуска только на две части.
3.5 Время ухода в отпуск. Трудовое законодательство не содержит требований о предоставлении отпуска исключительно к 1 или 15 числу, отпуска должны распределяться равномерно в течение всего года.
Принятые производственные и иные планы должны учитываться при составлении графика отпусков. Так на период увеличения объемов производства организация заинтересована в том, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах, и наоборот, на период уменьшения объемов производства она готова предоставить одновременно отпуска большему количеству работников.
На практике иногда применяется вариант «коллективного отпуска». Например, организации по выпуску и торговле прохладительными напитками охотнее отправят своих работников в отпуска в зимний период времени, а организации по продаже отопительной техники могут отпустить на отдых в летнее время основной производственный персонал.
Иногда отсутствие денежных средств необходимых для оплаты отпускных работникам, также может отразиться на порядке предоставления отпусков. Поэтому работники финансовых служб тоже должны быть подключены к разработке графика отпусков, если, например, на время отпусков приходится возврат долгов по кредитам или другие значительные выплаты.
4.Форма графика отпусков.
Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 в составе унифицированных форм первичной учетной информации по учету труда и его оплаты утверждена форма №Т-7 «График отпусков». Форма графика распространяется на юридических лиц всех форм собственности.
График отпусков для бухгалтерии является документом, на основании которого формируется информация о периодах выплаты отпускных. В эту форму можно либо ввести дополнительную графу «с графиком ознакомлен» либо составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков, т.к. согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2 недели до его начала.
А вообще, законодатель дал право организации самой определять порядок извещения работника о времени начала отпуска.
5. Утверждение графика
Составленный проект графика отпусков (до утверждения он остается проектом) должен быть завизирован руководителем кадровой службы и руководителями структурными подразделений и согласно ст.ст. 12, 372 ТК РФ передается в выборный профсоюзный орган (если таковой имеется) для прохождения процедуры учета его мнения. Документом, подтверждающим получение мнения, будет выписка из протокола заседания профсоюзного комитета. Если в организации нет профсоюзного органа, то в форме в строке грифа согласования указывается, что профсоюзная организация не создана.
Утвержденный руководителем организации график вывешивается в удобном месте для ознакомления, а его копии или выписки целесообразно направить в структурные подразделения организации. Сводный график отпусков в обязательном порядке должен находится в бухгалтерии и отделе кадров.
6. Изменение графика
Для изменения графика необходимо соглашение сторон, что следует из содержания ч.2 ст. 123 ТК РФ, в которой сказано, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника.
Для отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме Т-7 используются графы 7-9. Если перенос отпуска или его части осуществляется в соответствии с ч.3 ст.124 ТК РФ (когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации) и ч. 2 ст. 125 ТК РФ (отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год), используется графа 10 — «примечание».
В отношении работников, принимаемых на работу после утверждения графика отпусков правоприменительная практика нашла два подхода: первый заключается во внесении изменений в свободный график отпусков, второй — в составлении дополнительного графика, который приобщается к сводному.